O que muda quando a oficina abre uma segunda filial
Calendário, stock e faturas por sede, e o que pode partilhar-se sem misturar o dia.
Dois balcões, dois dias
A segunda filial não é uma cópia do mesmo calendário. Cada sede tem as suas marcações, as suas baías e a sua gente. Se as duas escrevem na mesma agenda, uma hora reservada num sítio pisa-se no outro.
O cliente pode partilhar-se se vem mesmo às duas. O veículo e o histórico viajam com ele. A marcação e a ordem do dia, não: acontecem num sítio concreto.
O stock não se soma
Uma peça na outra nave não está na mão. O inventário é por filial. O aviso de mínimo também. Se não, promete-se um número que inclui o que não se pode montar hoje.
As transferências têm de se ver: quem pediu, de onde sai e se já chegou. Sem isso, as duas sedes julgam que a outra tem a peça e o carro espera.
Faturar onde se trabalha
A fatura sai da filial que faz o trabalho. Misturar séries e cobranças de duas sedes complica o fecho. Cada uma tem o seu estado de cobrança.
Quem gere pode ver as duas. O balcão de cada uma trabalha com a sua. Quem cobra tem de ter à frente as faturas da sua sede.
Antes de abrir a porta
Dá-se de alta a filial, o calendário e o stock mínimo do básico antes do primeiro carro. Abrir e «depois organizamos» deixa a primeira semana em papel.
Nomeia-se alguém em cada sede para fechar o dia: ordens abertas, marcações de amanhã e peças pedidas. Duas filiais sem esse fecho desencontram-se depressa.