Como reduzir faltas na agenda da oficina
Confirmar a marcação, deixar um intervalo real e decidir o que fazer quando uma baía amanhece vazia.
A marcação tem de existir
Uma marcação só na cabeça não é uma marcação. Tem de estar no calendário da oficina, com cliente, veículo e motivo. Se duas pessoas podem reservar a mesma hora, a falta é o menor dos problemas.
O intervalo tem de caber o trabalho. Um serviço que parece uma hora e leva três empurra o resto do dia. Uma agenda mais curta e certa vale mais do que uma cheia de promessas.
Confirmar sem perseguir
Um aviso na véspera, curto e concreto, reduz faltas. Hora, matrícula e o que se vai fazer. Se o cliente não puder, o intervalo volta à agenda antes de o mecânico estar à espera.
Uma mensagem serve para esse aviso. Não substitui a agenda. A mensagem confirma. O calendário diz se a baía está livre. Quem responde tem de poder mover a marcação.
Quando a baía está vazia
Convém ter uma lista curta de trabalhos que entram sem marcação: uma revisão já autorizada, um carro cuja peça acabou de chegar, uma manutenção que já estava em aviso.
Não se enche uma hora com um trabalho que não cabe. Se não houver nada que caiba, o tempo serve para fechar ordens, pedir peças ou ligar a quem tem a inspeção perto.
Aprender com a semana
Anota-se que marcações não vieram e se tinham sido confirmadas. Se o mesmo tipo de trabalho falha sempre, o problema pode ser a duração prometida. Ajusta-se o intervalo da próxima vez.
Não é preciso um relatório. À sexta, vê-se que horas ficaram vazias e quais se cobriram. Essa meia hora evita repetir a mesma agenda inchada na segunda.