Do orçamento aceite à fatura
Como passar do orçamento à fatura sem reescrever o trabalho, com um estado de cobrança claro.
O orçamento sai do trabalho
Um orçamento escrito de memória desvia-se assim que há uma peça ou uma hora a mais. Se nasce da ordem, o cliente, o veículo e o motivo já estão.
Mostra-se antes de autorizar. O cliente tem de ver mão de obra, peças e o total. Um sim de palavra, sem esse papel, é a discussão da entrega.
Aceitar e depois faturar
Quando o cliente aceita, a fatura não começa do zero. Leva o que foi combinado. Se o trabalho muda na baía, atualiza-se o orçamento antes de continuar, não na hora de cobrar.
A fatura precisa de um estado: rascunho, enviada, paga ou vencida. Sem isso, «já está feita» pode querer dizer que ninguém cobrou. A receção tem de ver as que continuam abertas.
Regras locais, o mesmo rasto
As regras da fatura mudam de país. No País Basco, em Espanha, entra também o TicketBAI sobre o mesmo documento. O produto prepara essa via. O envio depende dos certificados da oficina.
Em Portugal, o rasto útil é o mesmo: orçamento, aceitação, fatura e estado de cobrança. A regra local é uma camada. Não é motivo para o trabalho viver num PDF solto.
A entrega não é o PDF
Um PDF no ambiente de trabalho não diz se se cobrou. A fatura fica ligada à filial e à ordem. Daí a um mês, vê-se o que se fez e se o dinheiro entrou.
Antes de entregar o carro, confirma-se se a fatura está paga ou se há um prazo escrito. Entregar e ir atrás do pagamento à sexta é o trabalho para o qual ninguém tem tempo.