A ordem de reparação digital na oficina
Uma ordem por carro, com estado e mecânico, para a receção e a baía lerem a mesma ficha.
Uma ficha, não três notas
Quando o carro entra, a receção anota o motivo, a matrícula e quem o traz. Se isso vive num papel e o mecânico leva outra lista, o telefone passa a ser o arquivo. A ordem digital junta cliente, veículo e trabalho no mesmo sítio.
O estado tem de ser visível sem perguntar. Pendente, em curso, concluída ou entregue chega para quem atende a chamada. A mudança fica na própria ordem, não num chat à parte.
Quem abre e quem lê
A receção abre a ordem com o motivo real, não com uma «revisão» genérica. Quanto mais claro for o trabalho, menos se volta a perguntar ao cliente a meio da manhã. O mecânico atribuído fica escrito na ficha.
Não é preciso que toda a oficina edite ao mesmo tempo. É preciso que toda a gente leia o mesmo estado. Se só uma pessoa sabe em que baía está o carro, a oficina depende de essa pessoa estar no balcão.
Do trabalho à fatura
O orçamento e a fatura saem melhor se nascerem da ordem. O veículo, o cliente e o que se fez já estão. Reescrever à mão é onde se perdem linhas.
Na entrega, a ordem fecha-se. O histórico fica para a visita seguinte: o que se fez e em que carro. Essa memória vale mais do que uma caixa de folhas do ano passado.
Por onde começar
Não é preciso digitalizar dez anos no primeiro dia. Abrem-se ordens dos carros que estão hoje na oficina e dos que entram esta semana. O hábito cria-se com o trabalho vivo.
No fim do dia, vê-se que ordens continuam abertas e porquê. Se um estado está errado, corrige-se antes de sair. Amanhã o balcão começa com uma folha em que se pode acreditar.