Dados de clientes na oficina: o que guardar e para quê
Que dados de contacto, veículo e consentimento vale a pena guardar, e por que uma nota solta não é o arquivo.
O mínimo que serve
Nome, telefone, email se o derem, e o veículo com matrícula. Com isso marca-se, avisa-se e encontra-se o histórico. O resto acrescenta-se quando faz falta para faturar ou para localizar quem não atende o primeiro número.
Um cliente sem veículo é um nome. Um veículo sem cliente é uma matrícula a que não se pode ligar. Os dois ficam ligados na ficha, não em folhas separadas.
Para que servem
Para a ordem, a marcação, o orçamento, a fatura e o lembrete de inspeção ou manutenção. Se o dado não serve para uma dessas coisas, pensa-se antes de o pedir.
O consentimento para contactar tem de ser claro. Um telefone anotado não é licença para qualquer mensagem. O aviso de inspeção é uma coisa. Uma promoção genérica é outra.
A nota não é o arquivo
Um comentário num papel ou num chat perde-se quando muda o turno. O que a pessoa seguinte tem de saber — uma peça pedida, um preço aceite — vai na ordem.
As notas servem para o matiz, não para o facto. «Prefere que liguem à tarde» pode ser uma nota. «A pastilha está pedida e chega na quinta» tem de ser um dado que qualquer pessoa encontre.
Quem pode ver
A equipa da oficina vê o que precisa para trabalhar. O cliente, se tem portal, vê o que é seu e não o resto. Não se partilha o utilizador do painel para «ver o carro». Esse acesso mostra de mais.
Se alguém pedir para apagar os dados ou para deixar de lhe escrever, faz-se pelo mesmo caminho e deixa-se de usar esse contacto para avisos. Guardar por guardar não ajuda a agenda.