Agenda y stock en cada sucursal
Separa la agenda y el stock de cada sucursal. No cites un coche en un local con la pieza contada en el otro, ni muevas recambios sin dejar el movimiento.
Cada sucursal tiene su agenda
Abrir un segundo local no es copiar el calendario y cambiar el nombre. Cada sucursal tiene sus citas, sus huecos y su gente. Un cliente citado en un sitio no aparece en la bahía del otro salvo que lo muevas a propósito. Al confirmar, di la dirección del local que toca, no un genérico del taller. Si recepción central agenda para los dos, tiene que estar mirando la sucursal correcta antes de decir la hora.
No uses una sola columna de horas para dos elevadores que no están en el mismo sitio. El mecánico de una sucursal no ve el patio de la otra. Si un coche se retrasa, el hueco libre se cubre con trabajo de ese local, no con una cita que está a veinte minutos. Revisa al cerrar cada agenda por separado. Mezclarlas en una lista única hace que por la mañana alguien espere un coche que llegó al otro taller.
El stock no viaja solo
Cuenta las piezas donde están, no donde te convendría que estuvieran. El filtro de una sucursal no está disponible en la otra hasta que alguien lo mueve y lo anota. Antes de prometerlo, mira el stock del local en el que el coche va a entrar. Si hace falta traerlo del otro, eso es un traspaso, con salida en un sitio y entrada en el otro. Sin los dos movimientos, uno de los dos inventarios queda falso.
No dejes el traspaso en un mensaje de quien se lleva la pieza en el bolsillo. Escribe qué referencia sale, cuántas unidades y hacia qué sucursal. Quien recibe cuenta y confirma. Hasta esa confirmación, no la des por montable. Si el coche no puede esperar al traslado, dilo al cliente y ofrece hacer el trabajo en el local donde la pieza ya está, cambiando la cita de sucursal. Mover el coche es más limpio que mover el recambio a ciegas.
El cliente no es de un cajón
La ficha del cliente y del vehículo puede ser común, porque el coche es el mismo, pero el trabajo ocurre en una sucursal. La orden, la cita y la factura llevan el local donde se hacen. Si el cliente usa los dos, no dupliques la persona: duplicarás teléfonos y consentimientos que luego no coinciden. Lo que sí separas es el operativo. Pregunta en cada visita en qué sucursal quiere dejar el coche y cítalo allí.
Los recordatorios salen de la sucursal que el cliente reconoce. Un aviso de ITV con el teléfono del otro local confunde y hace que conteste donde nadie tiene su cita. Si cambias el coche de taller a mitad de un trabajo, mueve la orden o deja escrito el traspaso, y avisa. No des por hecho que el mecánico del segundo sitio ha leído el chat del primero. La hoja del trabajo viaja con el coche, o el coche llega mudo.
Cómo no perderte al crecer
Antes de abrir la segunda puerta, deja el recorrido claro en la primera: orden, cita, presupuesto y stock. Si el local nuevo hereda un caos de papeles, lo duplicas. Nombra a alguien en cada sucursal que cierre el día sobre su agenda y su almacén. La visión de conjunto sirve para comprar y para ver cargas, no para borrar el detalle. Querer un número único de coches sin poder abrir cada bahía es un resumen que no repara nada.
Cuando dudes en qué sucursal está un coche, busca la orden, no preguntes por el grupo de mensajes. Si no hay orden, el coche no está oficialmente en ningún sitio y alguien tiene que abrirla donde el vehículo está físico. Acostumbra al equipo a decir el nombre de la sucursal al descolgar y al citar. Ese hábito evita el fallo típico de un segundo local: hacer el trabajo bien, en el taller equivocado, delante del cliente que fue al otro.