Stock mínimo y nada prometido de memoria
Fija un mínimo por recambio y anota cada entrada y salida. Antes de prometer una pieza, mira el stock: la memoria del almacén no es una existencia.
El mínimo se decide en frío
El mínimo de un recambio no es la cantidad que te gustaría tener. Es el número por debajo del cual el taller se para o improvisa. Fíjalo con los artículos que de verdad montas cada semana: filtros habituales, pastillas de los coches que más ves, aceite que sale en los mantenimientos. Un mínimo en una pieza que pides una vez al año ensucia la lista de avisos. Empieza por poco y sube el umbral cuando se repita el mismo hueco.
Escribe el mínimo en la ficha del artículo, no en una nota del almacén. Incluye la referencia y la ubicación: estantería, cajón o furgoneta. Si el taller tiene más de una sucursal, el mínimo es de esa sucursal. El stock del otro local no cubre el elevador de este. Revisa los avisos de bajo mínimo cuando abras, antes de citar trabajos que dependen de esas piezas. Un aviso ignorado durante semanas enseña al equipo a no mirarlo.
Cada pieza que entra o sale
Una entrada no está hecha cuando el repartidor deja la caja en el suelo. Está hecha cuando alguien cuenta las unidades, las ubica y anota el movimiento. Una salida no está hecha cuando el mecánico coge el filtro de camino al elevador. Anótala contra la orden del coche, no como un menos genérico. Si la pieza vuelve al estante porque no sirvió, el movimiento de entrada tiene que existir. Sin eso, el stock miente a favor del optimismo.
No dejes la anotación para el viernes. El viernes ya no recuerdas qué coche se llevó las pastillas. Quien saca la pieza la registra en el momento, o recepción la registra cuando cierra la orden, pero no las dos personas a medias. Elige un responsable por turno. Si una referencia llega con otra marca equivalente, no la sumes a la vieja sin decirlo. Son artículos distintos hasta que decidas tratarlos como el mismo.
No prometas de memoria
Antes de decir que hay pieza, abre el stock. La memoria del encargado vale para saber dónde mirar, no para comprometer una unidad. Si la cantidad es cero, di el plazo del proveedor y no cites la bahía como si el recambio estuviera en la mano. Si queda una unidad, recuerda que puede estar reservada para un coche que ya está desmontado. Prometerla dos veces es la forma habitual de llamar al cliente para retrasar la entrega.
Cuando reserves una pieza para una orden, bájala del disponible o márcala de modo que el siguiente no la vea libre. Una reserva invisible es un stock fantasma. Si el cliente pregunta por teléfono y tú no estás, la persona de recepción tiene que poder contestar con la ficha, no con un recado. Enseña ese gesto: buscar la referencia, leer la cantidad, y solo entonces hablar. Tarda menos que deshacer una promesa.
Una vuelta corta al estante
Una vez a la semana, recorre los artículos bajo mínimo y decide: pedir, subir el umbral o quitarlo si ya no lo montas. No pidas todo lo que pita. Un pedido de lo que no sale te llena la estantería y esconde lo que sí falta. Cruza el aviso con las órdenes abiertas. Si varios coches esperan el mismo filtro, el mínimo de esa referencia está corto, aunque el número en la ficha parezca razonable.
Aprovecha esa vuelta para corregir ubicaciones que mienten: la caja que dice pastillas y lleva sensores, la referencia duplicada con un número de más. Cada corrección evita una promesa falsa la semana que viene. Si tiras material caducado o equivocado, registra la salida. El inventario cuadra cuando los movimientos explican la cantidad, no cuando fuerzas el número para que coincida con lo que crees haber visto en el estante.