Pieza pendiente: promesa, plazo y bahía
Anota la pieza prometida y el plazo de llegada. No reserves la bahía para ese coche hasta que el recambio esté en el taller y alguien lo haya comprobado.
Escribe lo que has prometido
Si dices al cliente que la pieza llega y el coche queda listo, eso es una promesa y tiene que estar en la orden. Anota qué referencia pediste, cuántas unidades, a qué proveedor y qué trabajo desbloquea. Usa la referencia, no solo el nombre coloquial: un soporte de motor no es una línea de pedido. Si el cliente pidió una marca concreta, escríbela. Una promesa vaga no se puede cumplir ni explicar en la siguiente llamada.
Di al cliente el alcance de lo que sí sabes. Si aún no has pedido la pieza, no hables como si el proveedor ya la tuviera en ruta. Si es un recambio que sueles tener y no está, dilo, y distingue entre pedirla y tenerla. Quien recoge el teléfono por la tarde tiene que poder leer la promesa sin llamarte. Por eso no vive en tu memoria ni en un chat con el recambista. Vive en la orden del coche.
El plazo se anota, no se supone
Pide al proveedor un plazo y escríbelo en la orden junto a la pieza. Si dice que no puede concretar, anota que no hay plazo y cuándo volverás a preguntar. No traduzcas un ya veremos del comercial a un mañana seguro para el cliente. Esas dos frases no son la misma. Cuando te confirmen la expedición, actualiza el plazo. Un plazo viejo es peor que ninguno, porque recepción lo defiende creyendo que sigue vivo.
Comunica al cliente el plazo que tienes, no uno más amable. Si son varios días, dilo. Ofrece, si puedes, seguir con el coche desmontado o montarlo de forma provisional solo cuando eso sea honesto y esté aceptado. No retengas un vehículo inmovilizado sin haber explicado por qué. Cada vez que el plazo cambie, una persona avisa y lo deja escrito. Varios mensajes contradictorios desde móviles distintos son el síntoma de un plazo que no tenía un solo sitio.
No reserves la bahía a ciegas
No cites el coche para montar la pieza el día que te gustaría recibirla. Cítalo cuando la pieza esté en el taller y alguien la haya contado. Un plazo de proveedor no es una unidad en la estantería. Si reservas la bahía y la caja no llega, has quitado el hueco a otro trabajo y tienes al cliente en la puerta. Deja la orden en espera de recambio, visible, y mantén el calendario libre en esas horas.
Hay una excepción estrecha: el cliente solo puede un día concreto y acepta el riesgo de que la pieza no esté. Entonces la cita se anota con esa condición en la orden, y tienes un plan si falla, que es no desmontar o no retener el coche. No uses la excepción como costumbre para quedar bien al teléfono. La norma del taller es simple de explicar y de cumplir. Sin pieza contada, no hay bahía reservada para ese montaje.
Cuando la caja entra
Al recibir la pieza, cuéntala, comprueba la referencia contra la orden y ubícala. Solo entonces avisas al cliente y propones hora. Si la referencia no coincide, no la des por buena ni cites el montaje: resuélvelo con el proveedor y actualiza el plazo. Avisa con un hueco real de la sucursal donde está el coche. El recambio recibido es el momento de convertir la espera en una cita.
Cuando la montes, cierra el movimiento de stock y el estado de la orden el mismo día. Una pieza recibida, montada y todavía figurando como pendiente te hará pedir otra. Si sobra material o la pieza pedida no se usa, que vuelva al stock o al proveedor con su movimiento, no a un rincón. Al entregar, el plazo que cuentes tiene que coincidir con lo escrito en la orden, tanto si se cumplió como si se movió.