Cobrar cuando el trabajo ya está aceptado
Cobra lo que el cliente aceptó en el presupuesto, distingue la señal del resto y mira el estado de la factura. El coche no sale con el cobro a medias sin un acuerdo.
Cobra lo que se aceptó
El cobro empieza en el presupuesto aceptado, no en la entrega. Antes de pedir dinero, recorre con el cliente las líneas que dijo que sí y las que quedaron fuera. Si en la bahía se añadió algo, tiene que haber una aceptación nueva. No lo cueles en el total con la esperanza de que no lo mire. Una línea discutida en la puerta hace más daño que haber llamado a media mañana para pedir permiso.
Prepara la factura desde esas líneas, con el cliente y el vehículo que ya están en la orden. No abras un documento nuevo y vuelvas a teclear. Revisa solo los cambios de última hora, como una referencia sustituida por la equivalente que sí tenías. Entrega la factura con el coche, o déjala visible si el cliente la consulta en su acceso. Un trabajo cerrado sin factura es un recuerdo de cobro, y los recuerdos se enfrían.
La señal en trabajos grandes
Si el trabajo ata una pieza cara o varias horas de bahía, pide una señal antes de pedir el recambio o de desmontar. Dila en el presupuesto, no como sorpresa al aceptar. Explica que se descuenta del total y en qué caso se retiene, por ejemplo si la pieza ya pedida no admite devolución. Anota el importe de la señal en la orden, junto a la aceptación. Una señal hablada y no escrita se convierte en un malentendido.
No pidas señal por inercia en un cambio de aceite que el cliente recoge por la tarde. Resérvala para lo que te deja el recambio comprado o la bahía bloqueada si el cliente desaparece. Si no pasa a recoger y no avisa, aplica el criterio que ya estaba escrito, y llama antes de dar nada por perdido. El objetivo no es quedarte el dinero: es no financiar solo un trabajo que el otro lado aún no ha confirmado del todo.
El estado dice si está cobrada
Mira el estado de la factura cada vez que hables de dinero. Borrador significa que aún la estás cerrando. Enviada significa que el cliente la tiene y no consta el cobro. Pagada significa que el dinero entró. Vencida significa que el plazo pasó y sigue abierta. No uses pagada para quitarte la factura de la lista de cosas pendientes. Esa trampa la pagas al cierre, cuando el cajón no coincide con lo que la pantalla da por bueno.
Si el cliente paga por transferencia, no marques pagada hasta ver el ingreso, y dile que el coche sale cuando conste. Si paga en el mostrador, márcala en el momento, no al final del día. Un pago parcial se anota como lo que es: queda saldo, y el estado no puede decir pagada. Quien abra la ficha mañana tiene que saber si puede entregar la documentación o si todavía hay que cobrar.
El coche listo y el pago
Acuerda la regla antes de que el coche esté lavado y en la puerta: se entrega contra factura pagada, contra el saldo pendiente si hubo señal, o con una excepción que tú autorices y dejes escrita. Si das el coche y queda deuda, anota el plazo y quién habló con el cliente. No lo fíes a un cruce de miradas en recepción. El taller puede fiar. Lo que no puede es olvidar que fió.
Antes de llamar para decir que está listo, comprueba tres cosas: el trabajo aceptado está hecho, la factura existe y el estado de cobro es el que vas a defender en el mostrador. Si falta la factura, llama cuando la tengas, no antes. El cliente que llega a por el coche y espera mientras la preparas ocupa la recepción y discute con prisa. Preparar el cobro es parte de terminar el trabajo, igual que apretar la última tuerca.