La primera semana con el programa del taller
En la primera semana carga los clientes que esperas ver, no años de archivo. Empieza por una sucursal y un solo recorrido, de la cita a la factura.
Esta semana, no el archivo
En la primera semana no vuelques años de facturas ni la libreta entera. Da de alta a los clientes que esperas ver estos días, con su teléfono y sus coches. Si un coche entra y no estaba, se crea en recepción, en el momento, y ya queda para la próxima. Empezar por el archivo antiguo retrasa lo único que importa ahora: que el trabajo de esta semana pase por el programa. El resto entra cuando ese coche vuelva al patio.
Para cada uno de esos clientes, mete lo justo para trabajar: contacto que contesta, matrícula, kilometraje si lo tienes delante, y la ITV si la vas a avisar pronto. No reconstruyas el historial de distribuciones de memoria. Si esta semana hay un presupuesto abierto o una pieza pedida, eso sí entra, porque afecta a un coche vivo. Una ficha corta y cierta vale más que una ficha larga inventada. Ya completarás detalles en la próxima visita, con el vehículo delante.
Una sucursal
Aunque tengas dos locales, la primera semana se hace en uno. Elige la sucursal donde estás tú, o donde recepción tenga más calma para aprender. Ahí se cargan clientes, citas, órdenes y stock de esa puerta. No intentes dejar los dos calendarios perfectos a la vez. El segundo local entra cuando el primero ya cierra un día sin volver al cuaderno. Separar el stock y la agenda desde el principio está bien. Operar los dos a medias no lo está.
En esa sucursal, da de alta los recambios que puedes prometer esta semana, con su cantidad contada, no estimada, y un mínimo solo en los que de verdad repones. No hace falta el catálogo del proveedor. Si no has contado una estantería, no la metas a cero ni a un número redondo para que la pantalla se vea llena. Mejor pocos artículos ciertos. El primer día que evites prometer una pieza de memoria, el inventario ya está haciendo su trabajo.
Un solo recorrido
Elige un recorrido y no lo rompas en toda la semana: el coche entra, se abre la orden, se cita o se queda, se presupuesta desde esa orden, se acepta, se factura y se cobra. Todo el mundo usa esos pasos. No permitas que un mecánico siga en el papel porque es más rápido durante unos días. Si un paso sobra para un trabajo mínimo, acórtalo, pero no abras un atajo paralelo que deje el estado fuera de la hoja.
GarageBolt sirve en esa semana para tener el trabajo en una sola hoja, no para explorar cada rincón del programa. Ignora lo que no entre en el recorrido. Si hoy no usas el portal del cliente, no lo actives en masa. Si aún no mandas recordatorios, deja las fechas de ITV bien puestas y avisa a mano a los coches que toquen, pasando el resultado a la ficha. Lo demás espera a que este recorrido salga solo.
Qué dejas fuera a propósito
Deja fuera el archivo muerto, las sucursales que aún no operas en el programa, los informes y cualquier ajuste fino de textos. También deja fuera la tentación de inventar estados nuevos el primer día. Usa pendiente, en curso, completada y entregada, y explícalos en una conversación corta con quien recibe y con quien repara. Añadir nombres bonitos antes de tener el hábito solo crea estados que nadie actualiza. Mide la semana en coches que han recorrido la hoja.
Al final de la semana, mira qué paso se saltó la gente. Si el presupuesto siguió en papel, la próxima semana ese es el único foco, no un montón de funciones nuevas. Pregunta a recepción qué dato echó de menos y a la bahía qué estado no entendió. Corrige eso. No amplíes el alcance porque la herramienta haya funcionado en unos pocos coches. Cuando una semana normal quepa en la hoja, traes el resto del taller.