Del presupuesto aceptado a la factura
Prepara el presupuesto desde el trabajo real, registra la aceptación y sigue el estado de la factura. En el País Vasco, deja también el rastro de TicketBAI.
El presupuesto sale del trabajo
No redactes el presupuesto de memoria al final del día. Sácalo de la orden: lo que el cliente pidió, lo que has visto y lo que hace falta para dejar el coche bien. Cada línea dice qué es, si es mano de obra o recambio, y cuánto lleva. Un total suelto obliga a discutir después. Si una pieza aún no tiene precio del proveedor, márcala como pendiente en lugar de inventar una cifra para cerrar el papel.
Separa lo necesario para el motivo de entrada de lo que recomiendas. El cliente tiene que poder aceptar lo urgente y dejar el resto. Escribe el plazo en el que el presupuesto vale y qué no incluye, como la alineación si no la has medido o un neumático que no has desmontado. Así, cuando la factura llegue, no aparece una línea nueva. El taller se ahorra la frase de que eso se daba por hecho.
La aceptación queda escrita
Hasta que el cliente acepta, la bahía no sigue con lo que cuesta dinero. La aceptación puede ser en el mostrador o por el canal habitual del taller, pero tiene que volver a la orden: qué líneas, a qué hora y quién la recogió. Un visto bueno dicho al mecánico en el patio, sin pasarlo a la ficha, desaparece. Si solo acepta una parte, deja claro qué queda fuera para que nadie lo monte igual.
No empieces a desmontar una recomendación porque el cliente no ha dicho que no. El silencio no es una aceptación. Si necesita pensarlo, deja el coche en un estado que puedas retomar y no ocupes la bahía como si el trabajo estuviera encargado. Cuando acepte más tarde, recupera el mismo presupuesto: no lo reescribas con precios distintos salvo que haya pasado el plazo o haya cambiado la pieza.
La factura sigue a lo aceptado
La factura se arma con las líneas aceptadas, no con una segunda lista hecha en la gestoría o en una hoja de cálculo. Cliente, vehículo, sucursal e importes ya están en el trabajo. Revisa solo lo que cambió en la bahía, como una pieza equivalente, y déjalo escrito. Luego mira el estado: borrador mientras la preparas, enviada cuando el cliente la tiene, pagada cuando el dinero está, vencida si el plazo se pasó y sigue abierta.
No marques pagada porque el cliente dijo que mañana pasa. El estado lo cambias cuando el cobro está hecho, en el taller o en la cuenta. Si paga una parte, no la dejes en un cajón mental: anota qué queda. Una factura enviada que en realidad ya cobraste ensucia el cierre del día, y una pagada que no lo está te deja un coche fuera sin rastro. El estado es para el taller, no para quedar bien en la pantalla.
El rastro hasta el cobro
GarageBolt mantiene ese recorrido en la misma hoja, de la orden al presupuesto y de ahí a la factura, para que no reescribas el trabajo en otro sitio. Conserva el vínculo: si discutes una línea dentro de un mes, tienes que poder abrir el coche y ver qué se aceptó. No archives el presupuesto en un correo y la factura en una carpeta distinta. Quien cobre, quien reparó y quien atiende el teléfono tienen que llegar al mismo documento.
Si el taller factura en el País Vasco, la factura tiene que poder seguir el rastro de TicketBAI hacia la hacienda foral: ese envío forma parte del cierre, no un papel aparte. En el resto de España el recorrido hasta la factura es el mismo y ese paso no te obliga. En los dos casos, no des el coche por cobrado hasta que el estado lo diga. El rastro sirve cuando alguien pregunta qué se aceptó y qué se pagó.