Qué datos del cliente tiene que guardar el taller
Guarda contacto, vehículo y consentimiento en la ficha del cliente. Una nota suelta en el mostrador no sirve para avisar de la ITV ni para abrir la orden siguiente.
Un contacto que alguien coge
Guarda el teléfono al que el cliente responde de día, no el de la centralita ni el del seguro. Pide un correo si el presupuesto sale por escrito, y el nombre de quien puede autorizar si no conduce él. Comprueba el número leyéndoselo. Si cambia, actualiza la ficha en esa visita. Un contacto viejo deja la cita sin confirmar y el aviso de ITV sin destinatario.
Anota cómo prefiere que le avises, y respeta esa preferencia en todo el taller, no solo quien lo apuntó. Si solo coge llamadas, no le mandes el aviso de que el coche está listo por un canal que no mira. Escribe también el horario en el que se le puede molestar si el trabajo es largo. Esos datos viven en la ficha del cliente, ligados a sus vehículos. Un número en el móvil de un mecánico no lo ve nadie.
El vehículo es la otra mitad
El cliente sin vehículo no te deja abrir una orden útil. Guarda matrícula, marca, modelo y kilometraje de la visita, y la fecha de ITV cuando la tengas. Si tiene varios coches, no los juntes en un comentario: cada uno con su historial, sus intervalos y sus órdenes. Pregunta cuál deja hoy. Trabajar el coche equivocado es un fallo de ficha, no de mecánica. Si cambia de titular, abre la persona nueva y conserva el historial del coche.
Cada visita actualiza kilómetros y lo que se observó, aunque el cliente viniera por otra cosa. Ese dato alimenta el mantenimiento y evita preguntarle lo mismo la próxima vez. No fíes el historial a las facturas sueltas de un cajón. Si una orden está bien hecha, el vehículo ya cuenta qué se le cambió. Antes de recomendar pastillas o distribución, mira ese historial. Recomendar a ciegas hace que el cliente te corrija con la factura anterior.
El consentimiento no es un detalle
Si vas a escribirle para la ITV, el mantenimiento o que el coche está listo, necesitas que haya aceptado ese contacto, y tienes que poder verlo en la ficha. No vale un supuesto porque te dejó el teléfono para una orden. Anota qué aceptó y por qué canal. Si solo aceptó llamadas, no actives mensajes. Guardar el consentimiento al lado del contacto evita que cada persona del taller decida por su cuenta.
Cuando diga que no, registra el no y deja de insistir por otro número o por otra persona del equipo. Si más adelante cambia de idea en el mostrador, actualiza la ficha en ese momento y dile qué va a recibir. No reutilices el consentimiento de un familiar que no es el titular del contacto. Y no escondas la casilla en un texto que nadie lee: explícalo en una frase, en recepción, con el coche delante.
Una nota suelta no es la ficha
La nota adhesiva, la libreta y la nota de voz fallan igual: no están en el cliente ni en el vehículo, y se pierden al acabar el turno. Si el dato importa para la siguiente visita, se pasa a la ficha antes de tirar el papel. Puedes apuntar rápido en el mostrador mientras el cliente habla. El paso que no te saltas es copiarlo. Una nota suelta no abre una orden ni dispara una ITV.
Al cerrar el día, mira si quedó alguna nota sin pasar. Es el momento barato de hacerlo, con el coche todavía fresco. No acumules una bandeja de papeles para otro día. Si un dato no cabe en contacto, vehículo o consentimiento, pregunta si de verdad es del registro o si era un recado de hoy. Los recados mueren con el día. El registro se queda: la próxima orden, el aviso y el cobro salen de ahí.