Cerrar el día sin dejar cabos sueltos
Antes de irte, revisa las órdenes abiertas, las piezas pedidas, las primeras citas de mañana y las facturas sin cerrar. El día siguiente no debería empezar a ciegas.
Órdenes que siguen abiertas
Antes de irte, abre la lista de órdenes que no están entregadas. Para cada una, comprueba que el estado dice la verdad de esta tarde: pendiente, en curso, completada a la espera de recoger, o entregada si el coche ya salió. Si sigue en pendiente y el coche ya está desmontado, corrígela. Si figura en curso y nadie la ha tocado, corrígela también. Deja escrito en la orden por qué está parada.
Mira en especial las que llevan más de un día. Un coche que duerme en el taller sin un siguiente paso claro es un enfado seguro. Escribe ese paso en la orden: pedir pieza, llamar al cliente, probar en carretera o entregar. Si el paso es una llamada, hazla ahora si aún es hora, o déjala encargada a la primera persona del día siguiente, con el teléfono y el motivo. No dejes la decisión para cuando alguien se acuerde.
Piezas que aún no están
Recorre los recambios pedidos y no recibidos. Para cada uno, la orden del coche tiene que decir qué falta, a quién se le pidió y para cuándo lo esperas. Si el proveedor no dio plazo, a primera hora del día siguiente alguien llama, y esa tarea queda escrita hoy. Si la pieza llegó y nadie la ubicó ni la anotó, el coche sigue parado con el recambio en una caja junto a la puerta. Contarla es parte del cierre.
Comprueba que lo que salió hoy del estante está descontado y ligado a su orden. Un filtro montado y no restado es el hueco del día siguiente, cuando prometas uno que ya no está. Si algo volvió al estante, entra de nuevo. Esta revisión es corta si el turno lo fue haciendo. Si te lleva mucho, el fallo está en el turno, no en el cierre: los movimientos no pueden dejarse todos para la última media hora.
Las primeras citas del día siguiente
Mira las primeras horas del día siguiente, no solo el total de coches. Para cada cita, confirma que tiene cliente, vehículo, motivo y un teléfono válido, y que la confirmación está hecha o encargada. Si la primera es un trabajo que depende de una pieza, comprueba que la pieza está. Si no está, llama hoy para mover la hora, no cuando el cliente ya esté en la puerta. Una primera cita rota marca el ritmo de toda la mañana.
Deja la bahía de primera hora asignada si ya sabes quién recibe ese coche. El mecánico que llega no debería elegir el trabajo en el patio. Si esperas un ausente habitual, ten anotado el plan de reserva, un coche del patio o una tarea interna, para no discutir al abrir. Revisa también si algún cliente pidió el coche a una hora concreta: esa entrega es una cita, aunque no esté en la columna de entradas.
Facturas que siguen abiertas
Cierra el dinero con la misma calma que las órdenes. Lista las facturas que no están pagadas: borrador, enviada o vencida. Un borrador de un coche que ya se fue hay que emitirlo o saber por qué sigue abierto. Una enviada de hoy puede esperar al plazo. Una vencida necesita un siguiente paso: llamar, anotar una promesa de pago o registrar un pago parcial. No apagues la luz con vencidas de las que nadie va a acordarse.
Cuadra en pocas líneas lo cobrado hoy con las facturas que pasaron a pagadas. Si hay una diferencia, búscala ahora: un pago en metálico no anotado, una señal descontada dos veces, una transferencia dada por hecha. Deja escrito lo que no cuadre, con el número de factura, para no rehacer la memoria por la mañana. Es la forma de que el día siguiente empiece en el trabajo, no en la duda de si ayer se cobró.